MS Solutions dokumentu vadības sistēma darbojas tieši jūsu Microsoft 365 vidē — tas pats pieteikšanās, tā pati drošība, dati paliek jūsu Azure mākonī. Ieviešana aizņem 2–4 nedēļas, un sistēmu var izmantot visi darbinieki ar esošajām Microsoft 365 licencēm bez papildu izmaksām.
Dokumentu vadības sistēma
Sakārtota un automatizēta dokumentu vadība
Atrodiet dokumentus sekundēs. Saskaņojiet un parakstiet bez e-pastu ķēdēm un drukāšanas. Viss jūsu Microsoft 365 vidē un pilnībā pielāgojams jūsu procesiem.
Mums uzticas:
10+ gadu pieredze · 100+ ieviesti risinājumi · 30+ uzņēmumi
Pazīstami?
Meklēšana
Vadītājam steidzami vajadzīgs līgums. Neviens nezina, kurā mapē tas ir. Failu nosaukumi neko nepasaka. Kolēģis, kas "zina, kur viss atrodas" — ir atvaļinājumā.
Excel uzskaite
Dokumentu reģistrs ir Excel fails, ko uztur viens cilvēks. Ja viņš aiziet slimības atvaļinājumā — sistēma apstājas. Jaunie darbinieki nezina, kā failu nosaukt, kur saglabāt, ko ievadīt.
Darbs ar dokumentiem
Lai labotu dokumentu — lejupielādē, labo, augšupielādē atpakaļ. Vai sūta pa e-pastu — un tad vairs nezina, kurai versijai ticēt. Dublikāti, versijas, pārrakstītas izmaiņas.
Saskaņošana
Līgums jāsaskaņo ar trim cilvēkiem. Nosūta e-pastā. Viens aizmirst. Otrs labo citu versiju. Neviens nezina, kas saskaņoja un kas vēl nav. Procesa statuss — galvā vai e-pastos.
Parakstīšana
Līgums gatavs. Tagad — izdrukāt, parakstīt, noskenēt, nosūtīt otrai pusei, gaidīt, atgādināt, saņemt atpakaļ, manuāli saglabāt. Dienas vai nedēļas.
01
Nav jauna sistēma. Tas ir jūsu Microsoft 365.
- Tā pati Microsoft 365 pieteikšanās, tā pati drošība, tas pats administratoru panelis.
- Dati paliek jūsu Microsoft mākonī — jūsu vidē, jūsu izvēlētajā reģionā, jūsu atbilstības uzstādījumi.
- Var piekļūt katrs darbinieks ar Microsoft 365 Business Basic vai Standard licenci — bez papildu maksas par lietotāju.
- Ja pārtraucat sadarbību ar MS Solutions — viss paliek. Jūsu dati, jūsu sistēma, jūsu mākonis.
02
Sistēma pielāgojas jūsu procesam. Ne otrādi.
- Pamata risinājums darbojas uzreiz — pārbaudīta struktūra, lietota 10+ uzņēmumos.
- Katrs lauks, darbplūsma, automatizācija un saskarne ir maināma.
- Paplašiniet ar Power Automate, savienojiet ar ārējām sistēmām (grāmatvedība, ERP) caur API.
- Pielāgojiet paši, ar MS Solutions vai ar jebkuru citu Microsoft 365 partneri.
03
No dokumenta līdz parakstam — bez drukāšanas, skenēšanas un gaidīšanas.
Izveido
Atver kartiņu, aizpilda informāciju, sistēma piešķir numuru automātiski.
Strādā
Labo, komentē, konvertē uz PDF — viss sistēmā, bez lejupielādes. Pievieno uzdevumus kolēģiem — jurists pārskata līgumu, kolēģis sniedz komentāru.
Saskaņo un paraksta
Iesniedz saskaņošanai un parakstīšanai. Sistēma nosūta visiem — iekšējiem un ārējiem. Paraksta elektroniski ar eParaksts vai Dokobit. Parakstīts dokuments atgriežas sistēmā automātiski un visiem nosūtās kopijas.
Seko līdzi
Izseko dokumentu statusus, saņem automātiskus atgādinājumus par termiņiem, filtrē un meklē pēc jebkura parametra vai dokumentu teksta.
Kas iekļauts
Dokumentu reģistri
Visi dokumenti sakārtoti pēc veida — līgumi, ienākošā un izejošā korespondence, pilnvaras, rīkojumi u.c. Katrs ieraksts ir kā dokumentu mape ar visiem saistītajiem failiem: melnraksti, galīgās versijas, parakstītie, pielikumi. Katram ierakstam visi ar dokumentu saistītie parametri (metadati) — datumi, saistītais partneris, dokumenta apakšveidi u.c.
Pielāgotas dokumentu kartiņas
Automātiska dokumentu nomenklatūra, konfigurējamas dokumentu kartiņas un lauku attēlošana pēc nosacījumiem. Pilnībā pielāgojams lauku izkārtojums.
Versiju kontrole un vēsture
Pilna versiju vēsture katram dokumentam. Skatiet, kas ko mainīja un kad. Atjaunojiet jebkuru iepriekšējo versiju. Nekādu dublikātu, nekādu "kurš fails ir jaunākais."
Vienlaicīga rediģēšana
Vairāki cilvēki rediģē vienu dokumentu vienlaicīgi — Word, Excel, PowerPoint. Bez lejupielādes, bez e-pastu ķēdēm, bez pārrakstītām izmaiņām. Sadarbība reāllaikā tieši sistēmā.
Uzdevumi
Izveidojiet uzdevumus jebkuram dokumentam — pārskatīt, komentēt, sagatavot atbildi. Vairākas atbildīgās personas ar individuālām atbildēm. Sekotāji redzamībai. Visi uzdevumi vienā sarakstā — saskaņošanas, parakstīšanas pieprasījumi un vispārīgie uzdevumi kopā.
Saskaņošanas un parakstīšanas darbplūsmas
Daudzpakāpju darbplūsmas jebkādā secībā — saskaņošana, parakstīšana, uzdevumi, paziņojumi, metadatu izmaiņas. Darbplūsmu veidnes, kas aktivizējas automātiski pēc dokumenta veida, summas vai jebkura cita nosacījuma. Pilna procesu automatizācija.
Elektroniskā parakstīšana
Iekšējā un ārējā parakstīšana vienā procesā. eParaksts, Smart-ID un kvalificēti paraksti visā Baltijā un ES. Ārējās puses saņem pieprasījumu e-pastā, paraksta tīmekļa portālā. Parakstītais dokuments atgriežas dokumentu vadības sistēmā automātiski. Pilns cikls — iesniedziet un gaidiet.
Automatizēta piekļuvju kontrole
Piekļuves tiesības piešķiras automātiski pēc metadatiem — dokumenta veids, uzņēmums, nodaļa. Katra dokumentu kopa var saņemt unikālu piekļuvi. Viena bibliotēka var apkalpot vairākas struktūrvienības, uzņēmumus. Pārvaldīts centralizēti caur Microsoft Entra.
Saistītie dokumenti
Saistiet dokumentu kopas savā starpā — līgums saistīts ar saraksti, jaunā versija ar iepriekšējo, pielikums ar pamatvienošanos. Saistības redzamas no abām pusēm.
Dokumentu veidnes un PDF
Veidojiet dokumentus no uzņēmuma uzturētām veidnēm. Konvertējiet uz PDF, apvienojiet vairākus dokumentus pa tiešo bibliotēkā. Bez lejupielādes, bez ārējiem rīkiem.
Outlook spraudnis
Saglabājiet e-pastus un pielikumus pa tiešo no Outlook. Izveidojiet jaunus dokumentu ierakstus neizejot no e-pasta. Dokumenti nonāk tur, kur tiem jābūt. Bez manuālas lejupielādes un augšupielādes.
Meklēšana
Atrodiet jebkuru dokumentu pēc metadatiem vai pilna dokumenta satura, teksta.
Dokumentu vadības sistēmas ieviešana — sākam no pārbaudītas bāzes
Pilna ieviešana: 1–4 nedēļas01
Uzstādīšana
Bāzes risinājums tiek uzstādīts jūsu Microsoft 365 vidē 1 nedēļas laikā.
02
Konfigurācija
Pēc nepieciešamības, izzinām jūsu procesus un dokumentu struktūru. Sekojoša konfigurācija un pielāgošana jūsu procesiem.
03
Nodošana un atbalsts
Galveno lietotāju instruēšana, sistēmas nodošana un turpmāks atbalsts, sistēmas attīstība.
Kāpēc ne mapju struktūra vai standarta dokumentu vadības sistēma?
| MS Solutions | Mapju struktūra + Excel | Standarta sistēma | |
|---|---|---|---|
| Darbojas jūsu Microsoft 365 vidē | Pilnībā | Daļēji | |
| Pielāgojams jūsu procesiem | Pilnībā — sistēma pielāgojas jums | Ierobežoti — jūs pielāgojaties sistēmai | |
| Jūsu dati, jūsu mākonī | Jūsu M365, jūsu datu mākonis | Lokāli vai haotiski | Piegādātāja serveros |
| Maksa par lietotāju | Nav maksas par lietotāju | — | Mēnesī par katru lietotāju |
| Pielāgošana bez piegādātāja | Pilnībā | Ierobežota vai neiespējama | |
| Ieviešana | 1 nedēļa bāze + konfigurācija (2–4 ned. kopā) | — | 1–2 nedēļas |
| Saskaņošana un parakstīšana | Iebūvēta — eParaksts, Dokobit | Manuāli, pa e-pastu | Atkarībā no sistēmas |
Cik dokumentu haoss patiešām maksā jūsu uzņēmumam?
mēnesī uz darbinieku
156 EUR
Aprēķins
Strādājot ar 30+ uzņēmumiem, esam novērojuši, ka darbinieki dokumentu uzdevumiem — meklēšanai, saskaņošanai, parakstīšanai, reģistru uzturēšanai — tērē vidēji 30 minūtes līdz 1 stundu dienā. Aprēķinam izmantojam zemāko vērtību. Tas ir konservatīvs novērtējums. Nozares pētījumi norāda uz 1,8–2,5 stundām dienā kopumā (McKinsey Global Institute; IDC).
- ·Darbinieka neto alga: 1 500 EUR/mēn.
- ·Kopējās darba devēja izmaksas (ar nodokļiem): ~2 500 EUR/mēn.
- ·Darba stundas mēnesī: 168 (21 diena × 8 stundas)
- ·Izmaksas stundā: 14,88 EUR
- ·Ar dokumentiem saistītais laiks dienā: 30 minūtes
- ·Iztērētās stundas mēnesī: 10,5 stundas
Darbinieki
Mēnesī
Gadā
48% darbinieku regulāri nespēj atrast nepieciešamos dokumentus (Adobe Acrobat, 2023). Gandrīz 2 no 3 darbiniekiem ir nācies atkārtoti izveidot dokumentu, jo nevarēja atrast oriģinālu.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kā dokumentu vadības sistēma darbojas Microsoft 365 vidē?
SharePoint Microsoft 365 jau nodrošina dokumentu bibliotēkas, versiju vēsturi un pilnteksta meklēšanu. Bez papildu konfigurācijas tam pietrūkst strukturētu dokumentu kartiņu, automatizētas numerācijas, nosacījumu saskaņošanas darbplūsmu un integrētas elektroniskās parakstīšanas. Lasiet pilnu rakstu mūsu blogā →
Vai sistēma darbojas ar mūsu esošo Microsoft 365?
Jā. Risinājums tiek uzstādīts tieši jūsu Microsoft 365 vidē — jūsu SharePoint, jūsu tenants. Nav nepieciešama papildu infrastruktūra vai jauni serveri.
Vai nepieciešamas papildu licences?
Nē. Visi lietotāji ar aktīvu Microsoft 365 Business Basic vai Standard licenci jau var izmantot sistēmu pilnvērtīgi. Nav maksas par lietotāju.
Cik ilgi aizņem ieviešana?
Bāzes risinājums tiek uzstādīts 1 nedēļas laikā. Kopā ar konfigurāciju, pielāgošanu un apmācībām — 2–4 nedēļas.
Vai var pielāgot mūsu procesiem?
Jā, pilnībā. Lauki, darbplūsmas, automatizācijas, saskarnes — viss ir maināms. Jums pieder risinājums bez IP ierobežojumiem.
Kas notiek ar mūsu esošajiem dokumentiem?
Vairākas iespējas, atkarībā no esošās sistēmas un migrācijas iespējām. Iespējams pārnest pakāpeniski, manuāli, vai arī pārnest bez pielāgošanas struktūrai, vai migrējot automātiski atbilstoši jaunajai struktūrai.
Kas notiek, ja pārtraucam sadarbību ar MS Solutions?
Nekas nemainās. Sistēma, dati un visa konfigurācija paliek jūsu Microsoft 365 vidē. Nav ko eksportēt — viss jau ir jūsu mākonī.
Ar kādām elektroniskā paraksta metodēm sistēma darbojas?
Sistēma izmanto eParaksts un Dokobit integrāciju. Tas nozīmē — visas Latvijā izmantotās autentifikācijas metodes (eParaksts, eParaksts mobile, Smart-ID), kā arī parakstīšana ārvalstu partneriem visā Baltijā, Skandināvijā un ES, izmantojot nacionālās eID metodes.
Vai ir iekļautas apmācības?
Jā. Ieviešana paredz galveno lietotāju apmācības. Galvenie lietotāji tālāk var apmācīt pārējos uzņēmuma darbiniekus.